Wysokie kary są realnym zagrożeniem dla pracodawców. Jak ich uniknąć? Skuteczne wdrożenie nowego programu emerytalnego opiera się o dobry plan, dzięki któremu pracodawca działa bezpiecznie. Świadome i pewne poruszanie się po temacie PPK wynika ze znajomości punktów ustawy, dlatego dbaj o wiedzę. Dla Ciebie piszemy o najważniejszych zasadach, których musisz trzymać się przy uruchamianiu planów kapitałowych dla pracowników.

Wprowadzenie PPK to w dużej mierze konieczność reorganizacji firmy i stworzenia specjalnego harmonogramu działań. Zmiany obejmują nie tylko działy kadr i płac, ale dotyczą wszystkich zespołów rozwijających firmę. Program emerytalny wchodzi w życie z myślą o pracownikach, którzy mają wpływ na całe wdrożenie. Pracodawca uniknie zagrożenia dzięki wiedzy i dobremu przygotowaniu do tematu PPK.

 Odpowiedzialność za wybór instytucji zarządzającej kapitałem pracowników

Nieuwzględnienie uwag pracowników lub pominięcie którejś z instytucji finansowych w procesie wyboru już może rodzić zagrożenie dla pracodawcy. Ustawa nie precyzuje dokładnej listy wyróżników podmiotów zarządzających, dlatego może okazać się, że istotne czynniki zostaną pominięte. Podpisane umowy z podmiotem, który będzie zarządzał PPK w firmie, wbrew ustawodawcy to groźba kar dla przedsiębiorców:

• Pozbawienie wolności do 3. lat dla osób odpowiedzialnych
• Nawet 1 mln zł sankcji finansowych lub 1,5% rocznego funduszu wynagrodzeń
• Zbiorowe roszczenia pracowników

Powołanie reprezentacji pracowników i jej rola

Głos pracowników ma znaczenie przy wyborze instytucji zarządzającej oszczędnościami emerytalnymi w nowym programie. Jeśli w firmie nie działają związki zawodowe, konieczne jest wyłonienie reprezentacji, z którą pracodawca będzie bezpośrednio się kontaktował. Ważne, by wybór przedstawicieli był transparentny, bezstronny i nieograniczony, co musi znaleźć potwierdzenie w dokumentacji. W związku z tym pracownicy muszą mieć wiedzę o PPK, by podejmować świadome decyzje.

Ważne: obowiązkiem pracodawcy jest uwzględnienie kryteriów wyboru instytucji finansowej wskazanych przez reprezentację pracowników. To część prawidłowego wdrożenie PPK w firmie.

Przestrzeganie harmonogramu PPK

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych wprowadza pracodawcom terminarz, na którym powinno opierać się wdrożenie. Niedopełnienie zobowiązań w wyznaczonych datach wiąże się z karami dla przedsiębiorców.

PKB przypomina:

• Miesiąc przed terminem upływu obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, należy osiągnąć porozumienie z reprezentacją pracowników (związkami zawodowymi)
• Termin zawarcia umowy o zarządzanie i termin zawarcia umowy o uczestnictwo mają najwyższy prorytet
• Obliczenia i wpłaty środków do instytucji finansowej muszą odbywać się na czas

Zachowanie bezstronności

Pracownicy dołączają do programu dobrowolnie i mogą w dowolnym momencie z niego zrezygnować.  Rolą pracodawcy jest umożliwienie im podjęcie świadomej decyzji przez dostęp do szkoleń i materiałów edukacyjnych. Nakłanianie do rezygnacji lub przedstawianie PPK jako rozwiązanie niekorzystne może wiązać się z karami dla pracodawcy.

Przykład: Jeśli w przedsiębiorstwie jest 1000 osób zatrudnionych, a ich średnie wynagrodzenie to 4000 zł, wysokość grzywny może wynieść 720 000 zł

Ważne: Do Państwowej Inspekcji Pracy wpływają już zgłoszenia o łamaniu zasady bezstronności. Być może, gdy do programu będą dołączać mniejsze podmioty, informacji o zbiorowym wypisywaniu się z planów pracowniczych będzie więcej.

Pracownicze Plany Kapitałowe od 1 lipca 2019 r. wchodzą w życie w największych firmach. Mniejsi pracodawcy mają więcej czasu na analizy i planowanie działań. Bardzo ważne jest to, że już są gotowe rozwiązania, które upraszczają proces wdrożenia programu emerytalnego. Portale dla pracodawców i pracowników pozwalają na działanie zgodne z terminarzem, szybką komunikację z pracownikami, organizację szkoleń oraz szybkie obliczenia składek.

Porozmawiaj z ekspertami PKB o bezpiecznym wprowadzeniu PPK w Twojej firmie