Każdy podmiot zatrudniający jest zobowiązany, we właściwym i przewidzianym ustawą czasie utworzyć PPK. Powoduje to konieczność terminowego zawarcia odpowiednich umów dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych. Przepisy będą obejmowały podmioty zatrudniające etapowo w zależności od wielkości zatrudnienia. W pierwszej kolejności w obowiązek wejdą przedsiębiorstwa o największym zatrudnieniu. Mniejsi pracodawcy w niektórych przypadkach będą miały możliwość utworzenia PPK wcześniej, niż wynika to z ustawy. Jednak może się to okazać dość ryzykowne.

W przypadku największych podmiotów, zatrudniających 250 i więcej osób, termin ten rozpoczyna się już 1 lipca 2019 roku, a pierwsze wpłaty na rachunki uczestników PPK (osób zatrudnionych) powinny zostać odprowadzone najpóźniej w grudniu 2019. Kolejny etap obejmuje mniejsze przedsiębiorstwa, które zatrudniają od 50 do 249 osób. W obowiązek ustawowy wchodzą od 1 stycznia 2019 roku, a pierwsze składki będą mogły być odprowadzane najwcześniej od lutego 2020 roku. Wobec tego może to być różnica tylko 3 miesięcy.

Ustawodawca przewidział wyjątek od zasady etapowego tworzenia PPK ze względu na wielkość zatrudnienia. A dokładniej art. 134 ust. 4 ustawy o PPK określa, że przedsiębiorstwa należące do jednej grupy kapitałowej są uprawnione do zawierania umów o zarządzanie i umów o prowadzenie PPK w terminie, w którym przepisy mają zastosowanie do największej, pod względem liczby zatrudnionych, spółki z tej grupy.

Jakie kryteria powinny zostać spełnione aby stanowić grupę kapitałową?
Zgodnie z definicją pochodzącą ze słownika ustawy o PPK (art. 2), grupę kapitałową należy rozumieć, zgodnie z ustawą o rachunkowości (art.3, ust. 1 pkt 44), jako jednostkę dominującą wraz z jednostkami zależnymi. Oznacza to, że tylko podmioty powiązane spełniające powyższe kryterium stanową grupę kapitałową w rozumieniu ustawy o PPK i wyłącznie one mogą utworzyć PPK w terminie wcześniejszym niż wynikający z treści art. 134 ust. 1. Ustawy o PPK.

Konsekwencje wczesnego utworzenia PPK.
Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych z dnia 4 października 2018 roku, nie przewiduje sankcji nieważności w przypadku zawarcia umów o PPK przez podmiot zatrudniający przed terminem zgodnym z przepisami prawa. Jednakże przedwcześnie zawarta umowa może skutkować niekorzystnymi konsekwencjami dla samego przedsiębiorstwa niewynikającymi z ustawy o PPK.

ZUS
Pierwszymi konsekwencjami, jakie może odczuć podmiot zatrudniający, to te dotyczące naliczania i potrącania wpłat na PPK przed terminem. W związku z tym, że wpłaty finansowane przez pracodawcę nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę do obliczenia wysokości składek na ZUS, może okazać się, że PPK zostało utworzone w danym podmiocie zatrudniającym za wcześnie, a kwoty finansowane przez pracodawcę nie powinny podlegać zwolnieniu z ubezpieczenia emerytalnego i rentowego na podstawie przepisu ustawy o PPK (art.26 ust.5). W przypadku kontroli przeprowadzonej przez ZUS, zwolnienie kwoty, która została odprowadzona do PPK i nie została „ozusowana”, może zostać zakwestionowane przez organ kontroli.

Wiąże się z tym kolejne ryzyko dla podmiotu zatrudniającego, związane z roszczeniami osób zatrudnionych. Roszczenia takie mogą powstać, jeśli pracodawca potrąci wpłatę PPK z wynagrodzenia pracownika oraz obciąży go podatkiem ze składkę finansowaną przez podmiot zatrudniający, a de facto nie będzie miał do tego odpowiedniej podstawy prawnej.

Należy zachować czujność
Powyższe powinno zdeterminować czujność pomiotów zatrudniających. Zanim podejmą decyzję o wcześniejszym utworzeniu Pracowniczych Planów Kapitałowych, powinny zweryfikować czy rzeczywiście spełniają przesłanki bycia członkiem grupy kapitałowej w rozumieniu przepisów ustawy o PPK.